GDPR

Politică de Confidențialitate

Data intrării în vigoare: 1 martie 2026  |  Ultima actualizare: 14 martie 2026

1. Identitatea operatorului

Operator de date cu caracter personal (în sensul Art. 4(7) GDPR):

• Denumire: SysPIC — Valentin ILIE
• Sediu: București, România
• Email: contact@syspic.ro
• Website: www.syspic.ro

Notă: SysPIC acționează ca Operator direct pentru datele utilizatorilor platformei (conturi, cereri de cont, contacte) și ca Împuternicit (Processor) pentru datele angajaților introduse de organizațiile client. Datele angajaților sunt prelucrate conform Contractului DPA (Art. 28 GDPR).

2. Categorii de date prelucrate

2.1 Date utilizatori platformă (conturi de acces)

Categorie	Date concrete	Obligatorie?
Identificare	Username, adresă email, prenume, nume	Da
Contact	Număr de telefon	Opțional
Securitate	Parolă (hash bcrypt), setări 2FA, coduri OTP (temporare)	Da
Rol și permisiuni	Rol în platformă (sef_ss, resp_pic, resp_ru etc.), organizație	Da
Activitate	Jurnalul de activitate (Audit Trail): acțiuni, timestamp, adresă IP, tip eveniment	Da

2.2 Date angajați (gestionate de organizațiile client)

Categorie	Date concrete	Stocare
Identificare personal	Nume complet, CNP	Criptat AES-256; CNP stocată și ca hash HMAC-SHA256 pentru căutare
Contact	Adresă email, telefon	Text simplu
Date profesionale	Departament, funcție, dată angajare, nivel acces informații clasificate	Text simplu
Documente de securitate	DAIC (număr, dată, nivel, stare), ASI (număr, periodicitate, fișiere), CSI (număr, termenul valabilității), SMI, SIC	Text + fișiere PDF
Chestionare	Răspunsuri la chestionarele de securitate și e-learning	Text simplu

2.3 Date cereri de cont

La depunerea unei cereri de creare cont prin formularul /cerere-cont/ se colectează: numele și prenumele solicitantului, adresa de email, telefon, denumirea organizației și CUI-ul acesteia, rolul solicitat și mesajul opțional.

2.4 Date de contact (formularul de contact)

Prin formularul de pe pagina /contact/ se colectează: nume, email, telefon (opțional), companie (opțional), subiect și mesaj. Aceste date sunt transmise prin email la contact@syspic.ro și nu sunt stocate în baza de date.

2.5 Date tehnice

În scopuri de securitate și funcționare a platformei se prelucrează: adrese IP la autentificare și acțiuni sensibile, cookie-uri de sesiune și CSRF (detalii în Politica Cookies).

3. Scopurile și temeiurile juridice

Scop	Temei juridic (GDPR)
Furnizarea serviciului platformei (autentificare, acces funcționalități)	Art. 6(1)(b) — executarea contractului
Gestionarea evidenței DAIC, ASI, CSI, SMI, SIC conform legii	Art. 6(1)(c) — obligație legală (Legea 182/2002, HG 585/2002)
Securitate platformă, prevenire fraudă, audit	Art. 6(1)(f) — interes legitimate al operatorului
Răspuns la cereri de contact și suport	Art. 6(1)(b) — măsuri precontractuale / Art. 6(1)(f)
Notificări operaționale (expirare DAIC etc.)	Art. 6(1)(b) — executarea contractului
Facturare și evidențe contabile	Art. 6(1)(c) — obligație legală (Legea contabilității)

4. Durata stocării

Categorie date	Perioadă de retenție
Date cont utilizator activ	Pe durata relației contractuale + 30 zile după dezactivarea contului
Date angajat activ (AngajatRU)	Pe durata angajării + perioada obligatorie legal (minim 5 ani conform legislației arhivistice)
DAIC, ASI, CSI (documente de securitate)	Minim 10 ani de la expirare, conform instrucțiunilor ORNISS
Jurnalul Audit Trail	3 ani
Coduri OTP email	Maximum 10 minute (șterse automat la expirare sau utilizare)
Date cereri de cont respinse	1 an de la data cererii
Date formular de contact	Nu sunt stocate în DB; rămân în căsuța de email a operatorului maxim 2 ani
Facturi și evidențe contabile	10 ani, conform Legii contabilității

5. Destinatarii datelor

Datele dumneavoastră nu sunt vândute și nu sunt divulgate comercial. Pot fi accesate de:

• Personalul SysPIC autorizado cu administrarea și suportul tehnic al platformei
• Furnizori de servicii tehnice (hosting, email tranzacțional) în calitate de sub-împuterniciți, cu obligații contractuale de confidențialitate
• Autorități publice (ORNISS, instanțe, organe de urmărire penală) exclusiv în baza unei obligații legale exprese
• Utilizatorii cu rol autorizat din aceeași organizație, în limita rolului lor (de ex. Resp. RU vede lista angajaților din organizația sa)

6. Transferul internațional de date

În mod curent, datele sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană (VPS Ubuntu 22.04, centru de date EU). Nu se efectuează transferuri de date în afara UE/SEE. În cazul în care acest lucru s-ar modifica, utilizatorii vor fi informați, iar transferurile vor fi acoperite de garanții adecvate (clauze contractuale standard sau decizie de adecvare).

7. Drepturile dumneavoastră GDPR

Conform Capitolului III din GDPR, beneficiați de:

Pentru exercitarea oricărui drept, trimiteți o cerere scrisă la contact@syspic.ro. Răspundem în maximum 30 de zile. Aveți de asemenea dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

8. Securitatea datelor

SysPIC implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor:

• Criptare la stocare: CNP și Numele complet al angajaților sunt stocate criptat (AES-256); CNP este indexat prin hash HMAC-SHA256 (nu în clar)
• Criptare în tranzit: Toate comunicațiile se realizează exclusiv prin HTTPS (TLS 1.2+)
• Autentificare robustă: Parolele sunt stocate cu hash bcrypt; autentificarea în doi factori (2FA) disponibilă prin email OTP sau aplicație TOTP
• Audit Trail complet: Toate acțiunile sensibile sunt jurnalizate cu timestamp și IP
• Acces pe principiul necesității: Fiecare rol accesează exclusiv datele necesare funcției sale
• Backup regulat: Copii de siguranță periodice ale bazei de date

În cazul unui incident de securitate care afectează datele cu caracter personal, SysPIC va notifica ANSPDCP în maximum 72 de ore și persoanele afectate, conform Art. 33-34 GDPR.

9. Cookie-uri

Pentru detalii complete despre cookie-urile utilizate de platformă, consultați Politica noastră de Cookies.

10. Modificarea politicii

Această politică poate fi actualizată periodic. Modificările semnificative vor fi comunicate prin notificare în platformă sau email cu minimum 15 zile înainte. Data ultimei actualizări este afișată în antetul acestui document.

Întrebări sau solicitări legate de datele personale? Contactați-ne la contact@syspic.ro.